Специалисты по организационному и документационному обеспечению управления, следят за порядком работы с внутренними и внешними документами, соблюдают правила хранения дел, систематизируют перечень их наименований. Чтобы успешно выполнять работу, профессионалам следует знать требования российского законодательства к документообороту и делопроизводству. В процессе обучения вы познакомитесь с методиками работы с управленческой документацией, базирующиеся на современной нормативной базе и теоретических основах делопроизводства.

УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА:

1. Нормативно-правовая база

• Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять? ГОСТ 7.0.97-2016 с 01.07.2018 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе.

2. Виды и требования к управленческой документации

• Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению. Для чего нужна и как определить?
• Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.
• Назначение и подготовка документов различных систем документации:

- организационные документы;

- распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания,  распоряжения, протоколы);

- деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;

- документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);

- особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД.

  Практика составления организационных документов.

3. Организация эффективного документооборота

• Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.
• Организация работы с документами внутренней переписки.
• Организация контроля исполнения документов и поручений.
• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.

- Практика оформления журналов регистрации документов

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления

• Общая характеристика документов.
• Порядок разработки, утверждения и введения в действие.
• Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение раздела «Термины и определения».

- Практика разработки локальных актов

5. Систематизация документов и организация их хранения. Архив

• Основные признаки формирования дел.
• Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов.
• Включение электронных документов в номенклатуру дел.
• Организация текущего хранения документов.
• Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

- Практика разработки номенклатуры дел

6. Секретарь в структуре управления

• Роль секретаря - помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.
• Функции и должностные обязанности секретаря.
• Деловые и личностные характеристики современного секретаря.
• Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.
• Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.
• Рациональное планирование рабочего времени секретаря.
• Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.

7. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров

• Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.
• Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.
• Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.
• Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

8. Организация личных приемов руководителя

• Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.
• Документирование результатов личного приема.

9. Деловое общение. Основы конфликтологии, стресс-менеджмента

• Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников.
• Правила разработки сценария переговоров. Этапы переговорного процесса.
• Эмоциональная составляющая в переговорах.
• Конструктивное поведение. Противодействие неконструктивному поведению.

Зачет. 

* Обучение проходит с приминением дистанционных технологий.

* Учебный центр оставляет за собой право частично изменять/модернизировать программу курса ввиду последних тенденций в развитии данного направления (выхода новых программ, совершенствования методик обучения и тд). Для получения дополнительной информации обращайтесь к нашим менеджерам.